第一条 为服务学校教学科研事业的发展，合理简化采购工作流程，提高采购效率，根据《华中农业大学采购与招投标管理办法》（校发【2016】258号）（以下简称《采购管理办法》）规定，结合华中农业大学校内采购限额标准的要求，特制定本细则。
第二条 分散采购是指针对达到学校分散采购规模标准的项目和经采购与招投标领导小组批准的其他项目，由项目业主单位采用商务谈判或网上竞价、电商选购等方式决定供应商或品目的采购组织形式。校内各单位为本单位采购项目业主单位，负责本单位分散采购管理和项目用户（包括系、所、教研室、课题项目组等）采购监管。具体采购项目应按项目预算组织实施。
第三条 业主单位党政负责人对本单位采购工作及其廉政建设负总责，认真组织并委托一名负责人作为分管责任人抓好本单位采购工作，指定本单位在职人员作为固定的采购管理员，负责本单位具体采购业务工作，包括分散采购管理和学校集中采购申报、联络。分管负责人、管理员名单报采购与招投标管理办公室（以下简称招标办）。
第四条 项目用户实施分散采购活动前，做好前期采购项目准备。要求明确立项方案、前期论证、项目经费、技术参数、服务需求等，采购管理员协助组织申报准备（包括项目类别、校内规划、环境许可、结构加固、经费落实）。
第五条 采用网上竞价（或学校零星物资竞价网）、电商选购方式的，由项目用户按照相同物资（或质量服务相当情况下）低价优先的原则自主选购。
第六条 采用商务谈判采购的需填写采购申请表，经招标办批复后实施。采购管理员、项目用户在学校相关采购项目组的指导下编制采购文书，核定技术参数、质量指标、服务需求等。商务谈判应组成3人及以上单数的采购小组实施采购谈判评审相关工作，成员包括单位或项目用户负责人、专家代表等。专家代表应选派熟悉采购项目的人员，也可在学校评标专家库中抽选。
商务谈判可根据项目特点采用公开或推荐方式邀请供应商（或施工方）。公开方式是邀请不特定供应商（或施工方），推荐方式是邀请相关采购项目组遴选推荐的或专家和项目用户共同推荐的供应商（或施工方）。
第七条 项目用户认真组织商务谈判，负责对采购文书的发布、答疑，召集采购小组成员与供应商（或施工方）代表进行谈判评审，按照谈判纪要发布中标信息。采购谈判和评审主要内容包括：
（一）就项目标准、技术要求、工期或到货日期、质保要求、项目金额、安全责任、文明施工等内容与投标人进行商务谈判；
（二）明确合同主要条款；
（三）评审按照货物、服务项目在质量服务相当时以低价优先为原则、工程项目结算采用最高限价据实结算的要求来确定中标候选人；
（四）参会人员共同签署谈判纪要。
第八条 业主单位应做到采购信息公开。商务谈判采购中标信息（信息包括项目名称、中标候选人、成交品目、成交价格等）应在学校采购招标网络媒体上发布，同时可在业主单位网站上发布。其他采购方式应保存网上交易截图。
第九条 业主单位根据商务谈判纪要、中标公示情况，由分管采购与招标工作负责人签字确定成交人。采购管理员、项目用户与中标方草拟合同，采用电商选购的应留存网上交易凭证和发票。
第十条 分散采购应在一周内将《校内业主单位分散采购项目评审报告》、商谈纪要、公示情况及相关资料报专项采购项目组备案；
达到学校合同限额规定的采购项目应按相关部门规定签订合同。
第十一条 业主单位分散采购的工程项目应加强施工过程管理，接受相关单位的监理督导、跟踪审计，进口货物按照国资管理处规定办理进口产品报备、免税报关等；
分散采购项目完成后应按相关部门管理程序和合同要求进行项目验收。
第十二条 业主单位负责分散采购档案材料的整理与保管工作，以采购项目为单元妥善保存各环节的原始材料，采购材料保存期一般在项目质保期结束后二年。
第十三条 用户自行采购限额标准以下的工程、货物、服务，由业主单位负责人签批后直接采购。
业主单位结合本单位实际制定相应分散采购实操管理规范。
第十四条 业主单位或项目用户不得拆分项目以规避相关采购程序；采购当事人与供应商有利害关系的必须回避；任何单位和个人不得以任何理由指定中标人。
第十五条 业主单位接到质疑和投诉后，应及时组织调查、答疑和处理，并将处理结果报招标办。
第十六条 采购当事人在采购活动中，不能正当履职造成不良后果的，承担相应的行政责任、廉政责任和法律责任。
第十七条 本细则由采购与招投标管理办公室负责解释。
第十八条 本细则自发布之日起施行